sciebo für Externe

Gäste

An Projekten sind häufig auch Personen beteiligt, die sciebo eigentlich nicht nutzen können, da sie nicht Mitglied einer Teilnehmereinrichtung sind. Gerade hier ist ein einfacher Austausch von Daten jedoch wichtig. Daher gibt es für diese Fälle Gast-Kennungen, die Sie als Beschäftigte:r für Ihre Projektpartner:innen selbst anlegen können.

Allgemeine Informationen

Als Gast-Kennung dient die E-Mail-Adresse des Gastes, die für die Einladung verwendet wurde. Das sciebo-Webinterface ist für Gäste über gast.sciebo.de erreichbar. Desktop-Client und Apps können von Gästen zur Synchronisation verwendet werden. Gast-Kennungen sind 12 Monate gültig, eine Verlängerung ist möglich. Dazu muss der Gast seine*n Sponsor*in kontaktieren, die bzw. der über das my.sciebo die Verlängerung durchführen kann. Nach Ablauf wird die Gast-Kennung gesperrt und nach weiteren 3 Monaten gelöscht.

Gäste können sciebo nur eingeschränkt nutzen, d.h. sie verfügen nicht über ein eigenes Speichervolumen und können Daten nicht aktiv teilen. Um mit Gästen zusammenzuarbeiten, müssen sciebo-Nutzer:innen zunächst Dateien und/oder Ordner mit ihnen teilen und ihnen die gewünschten Bearbeitungsrechte geben. Gäste können keine Dateien oder Ordner in ihrem Home-Verzeichnis, sondern nur in für sie freigegebenen Ordnern erstellen. Auf diese Weise nutzen Gäste das Speichervolumen der sciebo-Nutzer:innen, die mit Ihnen teilen.

Gäste einladen

Bitte beachten Sie, dass es nicht erlaubt ist, Gast-Kennungen für Mitglieder der Teilnehmereinrichtungen zu erzeugen.

  1. Melden Sie sich in my.sciebo mit Ihrer zentralen Nutzerkennung (nicht sciebo-Kennung) an.
  2. Wählen Sie den Menü-Punkt "Gäste einladen".
  3. Tragen Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Gastes in das Formular ein. Die E-Mail-Adresse dient als Gast-Kennung.
  4. Klicken Sie auf "Einladung senden". Eine Einladung wird nun per E-Mail an den Gast und in Kopie an Sie selbst - als sogenannte:r Sponsor:in des Gastes - versendet.

Hinweis: Wurde der Gast bereits von einer anderen Person eingeladen, werden Sie automatisch neue:r Sponsor:in. In diesem Fall wird auch der bzw. die vorherige Sponsor:in benachrichtigt.

Konto-Aktivierung als Gast

Damit Sie Ihr Gast-Konto nutzen können, müssen Sie zunächst Ihr Passwort setzen:

  1. Klicken Sie auf den Link in der Einladungsmail.
  2. Tragen Sie Ihre sciebo-Kennung ein. Ihre Kennung entspricht Ihrer E-Mail-Adresse, über die Sie die Einladung erhalten haben.
  3. Geben Sie das Einmalpasswort ein.
  4. Setzen Sie ein neues Passwort (mindestens 8 Zeichen).
  5. Bestätigen Sie die Nutzungsbedingungen.
  6. Klicken Sie auf "Passwort setzen".
  7. Melden Sie sich im sciebo-Webinterface unter gast.sciebo.de an, um Ihr Konto zu aktivieren.

Gäste verwalten

  1. Melden Sie sich in my.sciebo mit Ihrer zentralen Nutzerkennung (nicht mit Ihrer sciebo-Kennung) an.
  2. Wählen Sie den Menü-Punkt "Gäste verwalten". Sie sehen nun eine Übersicht über alle Gäste, die Sie eingeladen haben.

  3. Sie können an dieser Stelle folgende Aktionen durchführen:

    • Einladung erneuern (Für den Fall, dass der Gast die Einladung nicht rechtzeitig angenommen hat.)
    • Gast-Kennung verlängern (Verlängerung um weitere 12 Monate.)
    • Passwort zurücksetzen (Für den Fall, dass der Gast sein Passwort vergessen hat. Der Gast kann anschließend ein neues Passwort setzen. Er erhält die notwendigen Informationen automatisch per E-Mail.)
    • Gast-Kennung löschen

Mit Gästen teilen

Voraussetzung für das Teilen ist, dass der Gast Ihre Einladung akzeptiert und sein Konto aktiviert hat. Im Adressbuch des Teilen-Dialogs erscheint der Gast erst am Tag nach der Aktivierung und auch nur, wenn er die Funktion nicht deaktiviert hat.

  1. Öffnen Sie (im Webinterface, im Client oder in der App) den Teilen-Dialog für die Datei oder den Ordner, den Sie teilen möchten.
  2. Geben Sie im Textfeld den Namen des Gastes nach dem Prinzip "Nachname, Vorname" oder die Gast-Kennung ein. Wählen Sie den Gast aus der eingeblendeten Liste aus. Achten Sie dabei auf die Ergänzung „auf gast.sciebo.de“, denn nur mit diesem Hinweis ist die Auswahl korrekt. (Hat der Gast die Adressbuch-Funktion deaktiviert, geben Sie direkt Gast-E-Mail-Adresse@gast.sciebo.de ein.)
  3. Bestimmen Sie, welche Rechte der Gast für die Datei oder den Ordner erhält, den Sie geteilt haben. Die Schreibrechte umfassen „erstellen“, „ändern“ und „löschen“. Wir empfehlen, die Teilen-Berechtigung „kann teilen“ zu deaktivieren. Sie können die Rechte jederzeit verändern.